* При перепечатке материалов ссылка на www.SeoLiga.ru обязательна!
Структура системы электронного документооборота
18 марта 2009
Системы электронного документооборота, как правило, содержат следующие модули: документооборот, включающий: – модуль согласования документов; – регистрация входящих документов и контроль исполнения; – журнал регистрации исходящих документов; архив документов; справочники организации; корпоративный форум; модуль администрирования системы. Модуль согласования документов предназначен для: создания документов по принятым в компании шаблонам; организации маршрута прохождения документа; согласования документов всеми лицами, участвующими в согласовании; делегирование полномочий одного сотрудника другому; хранение резолюций всех согласующих лиц; утверждение документа;
согласования в закрытом режиме. Модуль обработки входящей и исходящей корреспонденции выполняет: регистрацию входящей и исходящей документации; классификацию корреспонденции; постановку на контроль; выдачу поручений по входящим и исходящим документам; ведение переписки; направление входящего документа по заранее созданным или новым маршрутам прохождения документа; хранение связей между входящими и исходящими документами; контроль прохождения документов по маршрутам; ведение журналов электронных версий документов компании. Архив. Архив в системе электронного документооборота предназначен для хранения информационных материалов, расширенного поиска, извлечения копий необходимых материалов и восстановления утраченных или ошибочно удалённых документов. Модуль выдачи и контроля поручений дает возможность: разместить в системе поручения, данные подразделению в распорядительных документах компании, протоколах совещаний; отправить поручения сотрудникам от руководителя подразделения, его помощника, руководителей структурных подразделений, а также обеспечить контроль сроков выполнения поручений; сотруднику сформировать и разместить отчет о выполнении поручения; руководителю согласовать/утвердить акт о выполнении поручения или потребовать доработки; вести электронные архивы документации подразделения. Модуль администрирования выполняет: разграничение прав доступа сотрудников; аутентификацию пользователей; аудит всех действий пользователя. Системы электронного документооборота, реализующие вышеописанные принципы построения, формируют новое поколение систем автоматизации предприятий.
